Excel als BI systeem?
Excel Controller is een BI oplossing voor bestaande ERP systemen.
E.R.P.?
(De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning.) Hiermee wordt software of een computerprogramma bedoeld, ter ondersteuning van de verschillende bedrijfsprocessen . Het zijn in feite verschillende afdelingen van een bedrijf ondergebracht in een systeem om zo de financiële administratie te voeren en/of voorraden bij te houden. Het gebruik van een dergelijk systeem kan in veel gevallen zorgen voor een efficiëntere manier van werken, betere communicatie, en kostenreductie.
Waarom Excel?
Excel is het meest gebruikte programma als het aankomt op rapporteren en analyseren van de financiële data vanuit een ERP systeem. Hieronder een artikel van dhr. De Jonker wat een duidelijk beeld geeft van de mogelijkheden van Excel als BI oplossing.
Excel wordt veelal gebruikt bij het rekenen, analyseren en rapporteren. Kan Excel ook ingezet worden als Business Intelligence Tool? Dit artikel probeert daarop een antwoord te geven.
Wat is Business Intelligence?
Met Business Intelligence kunt u gegevens verzamelen, analyseren en presenteren in een dusdanige vorm dat daaruit waardevolle informatie ontstaat die van strategisch belang is voor de onderneming. Veelal is de data afkomstig uit verschillende bronnen. Een ERP systeem kan een van de bronnen zijn, maar is op zich niet echt geschikt voor een business intelligence systeem. Een ERP systeem bevat transactie gegevens op het laagste niveau zoals inkoop- en verkooptransacties. Een Business Intelligence systeem dient verbanden op een hoger aggregatieniveau te kunnen laten zien. Natuurlijk kunt u bij de grote ERP pakketten ook een BI schil bijkopen.
Kenmerken
Een BI systeem heeft de volgende kenmerken:
• Gebruikersvriendelijk
• Integratie en consolidatie van diverse brongegevens
• Bijwerken van onderliggende databases
• Hulpmiddelen voor hoogwaardige analyses
• Integratie van analyse en rapportage
• Professionele dashboards
• Ongelimiteerde schaalbaarheid
Excel als BI Systeem
Als we Excel willen gebruiken als BI systeem dan dient Excel te voldoen aan de hier beschreven zeven criteria voor BI systemen.
1. Gebruikersvriendelijk
Het voordeel van Excel is dat deze software door miljoenen mensen jarenlang wereldwijd wordt gebruikt. Derhalve kan de gebruiker in een vertrouwde omgeving werken. Als u echter Excel wilt inzetten voor een BI systeem dient u zich wel te houden aan de uitgangspunten voor het opzetten van betrouwbare modellen.
2. Integratie en consolidatie
Excel kan data inlezen vanuit verschillende bronnen. Daarbij kunt u denken aan tekstbestanden, webpagina’s en diverse databases zoals Access, Oracle en SQL server. Verbinding met databases kan geschieden via een Open Database Connectivity Driver. Daarnaast kan de functionaliteit van Excel worden uitgebreid door de koppeling met third party software zoals Excel add-ins voor ERP en open source software zoals PALO. Excel fungeert dan als front end en de database als back end. Voor grotere bedrijven zal Excel echter ingezet worden als inleesbron voor Microsoft Office Sharepoint Server.
3. Bijwerken onderliggende databases
Via de programmeertaal VBA kan Excel ook databases bijwerken en met behulp van een open source software PALO kan via de daarvoor toegestane autorisaties een multidimensionele database worden bijgewerkt.
4. Hoogwaardige analyses
Excel heeft een rijkelijk palette aan analyse tools zoals:
- meer dan 300 voorgedefinieerde functies
- knelpuntencalculatie m.b.v. de oplosser
- scenario manager
- what if analyses
Daarnaast zijn er nog third party Excel add-ins die ingezet kunnen worden als bijzondere calculaties vereist zijn zoals Tableau of de Microsoft SQL Server Data Mining add-in voor Excel 2007. Deze bevatten geavanceerde hulpmiddelen om uw data te classificeren en te gebruiken voor het maken van voorspellingen. U kunt dan gebruikmaken van beslissingsdiagrammen, nauwkeurigheidsgrafieken, clusterdiagrammen en associatieregels
5. Rapportage
In vergelijking met ander BI systemen kan in Excel relatief op eenvoudige wijze dynamische en interactieve rapporten worden gebouwd zonder de hulp van een IT afdeling. Het is wel hier van belang om ook hier weer te voldoen aan de eisen van een goed model en de nodige controles in te bouwen.
6. Dashboards
In Excel kunt u professionele dashboards maken compleet met scorecards en tachometers. In een goed opgezet model zijn de dashboards automatisch bijgewerkt zodra de data zich heeft gewijzigd.
7. Schaalbaarheid
Met een goed opgezet model is het mogelijk om tegemoet te treden aan gewenste uitbreidingen. Bij grotere en gecompliceerdere modellen zal echter Excel niet steeds kunnen voldoen en zal gewerkt dienen te worden met een aparte BI applicatie zoals bijvoorbeeld Excel Services en Office Sharepoint Server.
Ontwikkelen van BI systemen
Met Excel kunt u binnen relatief korte tijd een BI systeem ontwikkelen. De kosten zullen beperkt zijn. Voor de grotere bedrijven zal dat veel meer voeten in de aarde hebben en ook meer kosten met zich meebrengen. Er zullen ook meerdere partijen betrokken zijn waarbij communicatie een belangrijke rol speelt om alles goed op elkaar af te stemmen. U kunt Excel daarnaast gebruiken als een tool voor het ontwikkelen van een BI prototype.
Samenvatting
Voor kleine tot middelgrote applicaties kan Excel uitstekend dienst doen als Business Intelligence Tool. Voordelen zoals bekendheid bij de gebruikers, lagere kosten en snelle implementatie zijn evident. Bij grotere applicaties zal Excel niet meer de rapportage tool zijn maar wel onderdeel kunnen vormen van een groter systeem zoals Office Sharepoint Server. Voor het ontwikkelen van dergelijk BI systemen dient u meer tijd in te plannen en ook veel hoger budget in ogenschouw te nemen.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Tony de Jonker, Excel goeroe en ontwikkelaar. Hij geeft de cursussen Masterclass Excel en Bootcamp Excel Dashboards. Voor nadere informatie kunt u hem bereiken via dejonker@worldmail.nl
