Eigen velden

Excel Controller geeft de mogelijkheid om de eigen velden vanuit SnelStart aan de standaard rapporten toe te voegen.
In de standaard rapportages komen deze velden naar voren als de velden UDF1, UDF2, UDF3, UDF4, UDF5 en UDF6. 

Excel Controller ondersteund de volgende queries voor SnelStart met eigenvelden:

1.  
   1. Ocho_Factuurregels  = Facturatie
   2. Ocho_Financieel        = De grootboekmutaties
   3. Ocho_Openstaand    = Openstaande facturen

Case:

Als voorbeeld nemen wij een SnelStart administratie. Hier wordt de ledenadministratie ingevoerd.
Wij hebben het veld [geslacht] aan de klantenkaart toegevoegd.

Voorbeeld Klantenkaart in SnelStart

In het SnelStart menu [Kaartenbak ontwerpen] > [Wijzig] > [Klanten extra gegevens] kunt u de kaartenbak onderhouden en inrichten. Voor meer informatie over kaartenbak zie de handleiding van SnelStart.

Het veld geslacht hebben wij ingericht als een keuzelijst met daarin de volgende waardes: 
1 = Man
2 = Vrouw
3 = Onbekend (of niet van toepassing)

Pas op met de Access versie van SnelStart, u kunt de volgende melding krijgen: "Geen machtiging om tabel ... te lezen". Dit komt doordat SnelStart de beveiligingen op niet lezen zet.

Meer informatie

Om eigen velden in de rapportages terug te laten komen dient u naar Excel te te gaan.
Inloggen op de juiste administratie
Menu  [Instellingen] > [Eigen Velden].

Belangrijk:

1. De instellingen van eigen velden zijn administratie afhankelijk. Als u namelijk meerdere administraties heeft met dezelfde inrichting van de eigenvelden dient u alle administraties aan te passen.
2. Zodra u een nieuwe reportdatabase ontvangt dient u alle instellingen opnieuw in te stellen voor alle administraties.
3. Deze instellingen zijn ook nog gebruiker gebonden. Indien u met meerdere gebruikers werkt kunnen wij apart reportdatabase uitleveren. Hiermee worden geen views mee aangemaakt. De reportdatabase zal centraal worden neerzetten zodat alle gebruikers dezelfde inrichting hebben.

Maak dus een document aan met de juiste instellingen als naslagwerk.

Alle eigen velden die u in SnelStart aanmaakt plaats SnelStart zelf fld voor. Bijvoorbeeld Geslacht wordt fldGeslacht. Om fouten te verkomen dient u het veld 'naam' te beginnen met '[' en af te sluiten met ']'. Het is zelf nog raadszaam de tabelnaam ervoor te zetten.  Ons voorbeeld wordt dan [tblX_Klant].[fldGeslacht]

De tabellen voor eigen velden in SnelStart zijn:

1.  
   1. tblX_Artikel
   2. tblX_Grootboek
   3. tblX_Klant
   4. tblX_Leverancier
   5. tblX_Voertuig

Wij willen het veld geslacht terug laten komen op de factuurregels, maar wij zouden het ook kunnen doen voor financieel. Dat zijn bijvoorbeeld de openstaande posten en omzet per geslacht.
Zodra u op [OK] drukt worden de views (queries) aangemaakt in de SnelStart administratie.

Om het te testen kunt u naar het menu [Eigen queries] gaan.

In het 'eigen queries' pakken wij vervolgens de query 'Ocho_Factuurregels' op en selecteren we de velden [Jaar], [Periode] en [geslacht].

We krijgen nu bij het veld [UDF1] de waardes null, 1, 2 en 3 te zien.

Wij verwachten echter de uitkomsten 'Man' of 'Vrouw', om dit op te lossen dienen we terug te gaan naar het menu 'Eigen velden'.
Vervolgens veranderen de waarde [fldGeslacht] in iif([fldGeslacht]=1,"Man",iif([fldGeslacht]=2,"Vrouw","")). Excel Controller ondersteund gewone SQL-statements (deze zijn wel platform afhankelijk).

Nu krijgen we de volgende uitkomsten:

Om deze gegevens in draaitabellen op te pakken dient u bij de draaitabellen het veld [UDF1] bij extra velden te selecteren.

Alternatieven:

Als u geen kennis heeft van SQL en u wilt niet de codes zien in Excel maar de uitkomsten 'Man' of 'Vrouw'. Dan bieden wij de volgende alternatieve aan:

• Alternatief 1: In Excel kan de eindgebruiker in een draaitabel gewoon de waarde 1 veranderen in 'Man' en de waarde 2 in 'Vrouw'.
  Deze aanpassing wordt
• Alternatief 2: Maatwerk aanvang 1/2 dag.