Anders dan anderen
Managementrapportages klassieke wijze
Vaak wordt, voor het maken van financiële of management-rapportages, gebruik gemaakt van de exportmogelijkheden van uw administratiepakket. Periodiek wordt de saldibalans of de winst- en verliesrekening naar Excel gehaald en middels formules en andere werksheets komt er een rapportage tot stand. Deze werkwijze heeft drie nadelen. In de eerste plaats is dit een tijdrovende klus. Daarnaast is de kans op fouten, in formules of koppelingen, groot. Om dit te herstellen vergt een grote nauwkeurigheid, kennis van Excel en ook dit kost vaak veel tijd. Als laatste is er altijd de onzekerheid of de rapportage wel volledig is. Boekingen in het verleden worden niet meegenomen en verplichtingen worden extracomptabel in Excel bijgehouden.
Managementrapportages en business Intelligence
Bij meer geavanceerde rapportagetools wordt wel gebruik gemaakt van de database van het administratiepakket. Deze genereren een rapportage op maat op hoog niveau. Echter blijkt vaak dat deze top-down zijn opgesteld, dat belangrijke onderdelen afwezig of niet actueel zijn en dat aanvullende details alsnog door middel van exports van grootboekrekeningen moeten worden opgevraagd en daarna uitgezocht. Wanneer er een uitbreiding moet komen op de rapportage, bijvoorbeeld als meer detail nodig is of als er een nieuwe kostenplaats wordt ingericht, is dit opnieuw maatwerk, en zo kan de volledige rapportage veel geld kosten. En omdat niet iedereen over de software beschikt wordt uiteindelijk de rapportage vaak toch in Excel verspreid.
Managementrapportages in Excel Controller
Excel Controller werkt anders. Excel Controller is een applicatie in Excel en maakt gebruik van de views (kenniscontainers) in uw administratieve pakket. Deze kenniscontainers bevatten alle op transactieniveau vastgelegde gegevens. Vervolgens wordt een selectie gemaakt welke gegevens (enkelvoudig of gecumuleerd) nodig zijn voor de rapportage. Het gevolg hiervan is, dat ondanks dat de rapportage top-down is ingericht, u details met een paar muisklikken kunt opvragen. Daarnaast is de rapportage altijd actueel en volledig, omdat de gehele administratie wordt geladen. Dus ook mutaties in het verleden zijn direct zichtbaar. En de rapportage kan makkelijk worden aangepast en aangevuld met actuele ontwikkelingen of specifieke wensen.
Voordelen van Excel Controller
- Werkt snel, geen exports of aanvullende gegevens uit administratiepakketten meer nodig
- Top-down rapportage met doorklikfunctie naar specificatie en details
- Per definitie actueel en volledig
- Direct een rapportage in Excel welke op verschillende manieren (Excel, PDF, print) is te delen
- Makkelijk en snel aan te passen en aan te vullen
