Excel Hell
Van Excel Hell naar Excel Heaven
Door John van der Tuijn
AES Eduserve B.V.
21 juni 2010
Excel Hell
Wanneer u in Google “excel hell” intypt, krijgt u momenteel 12.000 hits. Er zijn dus nogal wat mensen die problemen met Excel ondervinden. Naar mijn mening zijn die problemen relatief makkelijk op te lossen. De “Excel Hell” is te verdelen in technische en logische problemen.
De technische problemen in Excel hebben onder andere de volgende oorzaken:
• Verwijzingen in formules zijn verbroken (#VERW!).
Deze formules kunnen verwijzingen zijn naar cellen in hetzelfde tabblad, andere tabbladen in dezelfde werkmap, of cellen in een andere werkmap. Wanneer iemand deze werkmap verplaatst, kan Excel de brongegevens niet meer vinden.
• Gegevens worden geïnterpreteerd als tekst.
Vooral na het exporteren van gegevens worden numerieke gegevens vaak als tekst weergegeven. Het is niet de bedoeling dat u deze waarden cel voor cel om gaat zetten…
• De lay-out is niet geschikt om nader te bewerken.
Om gegevens als database te kunnen benaderen, moeten deze als platte tabel, zonder lege rijen of kolommen, worden getoond. De kolomkoppen bevatten de veldnamen. Vaak wordt een rapportage al opgemaakt in de vorm van een draaitabel, meestal omdat de gebruiker de functionaliteit en logica van een draaitabel niet kent of begrijpt.
• Macro’s kunnen niet worden uitgevoerd.
Dit komt door een hoog beveiligingsniveau of “harde” verwijzingen naar brongegevens. Zodra de naam van de bronmap, het bronbestand, of het tabblad wijzigt, verwijst de code naar een niet bestaande bron of, nog erger, een andere bron.
• Een sheet bevat circulaire verwijzingen of kringverwijzingen.
Cellen verwijzen naar elkaar of statistische functies bevatten het celadres waarin de functie staat. Wanneer een formule verwijst naar een cel op een ander tabblad, is het oplossen van een kringverwijzing voor de meeste gebruikers haast onmogelijk en is men soms uren bezig om de oorzaak te vinden.
• Excel beschikt over te weinig rijen.
Excel 2003 heeft ruimte voor 65.536 rijen in een sheet. Vanaf Excel 2007 kunt u beschikken over 1.048.576 rijen. Externe databases en financiële applicaties leveren soms miljoenen regels. Als al deze regels worden geëxporteerd naar Excel kan zelfs Excel 2007 of Excel 2010 deze hoeveelheid data niet aan.
Onderstaand een aantal voorbeelden van bovenstaande problemen:
Naast technische oorzaken zijn er nog een aantal problemen dat een logische oorzaak heeft:
• Te weinig kennis.
Iedereen werkt met Excel en een groot deel van de gebruikers heeft dat lang geleden geleerd. Sommige mensen hebben een training gevolgd en sommigen hebben het zichzelf aangeleerd. Het opzetten van een complex model is echter iets anders dan het leren maken van een paar formules en functies. Hiervoor dient u systematisch te werk te gaan en moet u brongegevens en calculaties scheiden.
De “Excel hell” wordt zelden veroorzaakt door Excel (een schitterend product), maar vaak door verkeerd gebruik en/of te weinig kennis.
• Geen alternatief in andere systemen.
Ieder groot of middelgroot bedrijf beschikt over boekhoudsoftware, Enterprise Management Systemen (ERP), Content Management Systemen (CMS) of Customer Relationship Management systemen (CRM). De data in deze systemen moet natuurlijk op orde zijn. Dit vormt de bron en is de backbone van een organisatie.
Helaas zijn SAP en andere enterprisesystemen vaak te complex voor de gemiddelde gebruiker om van gegevens goede informatie te maken op een flexibele manier, als dit al mogelijk is.
• Herhalende handelingen.
Frank Zappa schreef begin jaren ’80 het nummer: “The Torture Never Stops”. Verschillende medewerkers in bedrijven die maandelijks resultaten mogen aanleveren, zullen zich hier in herkennen. Iedere maand weer worden op omslachtige manieren gegevens opgezocht, gerangschikt, gefilterd, ingetikt, gekopieerd en geplakt. Dit is oersaai werk dat uren in beslag neemt en iedereen zal zich wel eens afvragen of dit niet simpeler en sneller kan. Inderdaad, het kan met een paar klikken en het duurt een paar minuten in plaats van uren.
• Verkeerd gebruik: data inkloppen.
“People use what they like, and like what they know”.
Omdat de gebruiker geen goed alternatief heeft in enterprisesystemen, gaat deze gebruiker data invullen in Excel.
Echter: Vakken vullen doe je in de supermarkt en niet in Excel!
Het is ontluisterend om te zien hoeveel gegevens nog steeds worden overgeklopt uit andere systemen met alle fouten van dien. Excel is laagdrempelig, de data is gemakkelijk te verspreiden, het is een krachtig reken- en analysetool, maar het is niet geschikt voor data-management.
• Geen controle op decentrale gegevens.
Gegevens die niet centraal bijgehouden worden gaan na verloop van tijd bijna altijd fouten vertonen. De oorzaken zijn vele:
o Decentrale gegevens worden niet gecontroleerd op juistheid, volledigheid en tijdigheid. Ook worden gegevens verkeerd geïnterpreteerd.
o Belangrijke gegevens, zoals bepaalde kosten en historische data worden niet meegenomen, ook als gegevens niet worden ingeklopt, maar met copy paste worden verkregen.
o Resultaten en kosten komen in een verkeerde periode terecht.
o Specificaties in het grootboek die veranderen worden niet automatisch meegenomen in decentrale rapportages.
o Sommige Excelsheets gaan uit van aannames die nergens op gebaseerd zijn. Vooral budgets en targets komen uit de lucht vallen.
• Decentrale opslag.
Antoni Gaudi liep onder de tram en zijn kerk, de Sagrada Familia, is nog steeds niet af. Al zijn ideeën zaten in zijn hoofd.
Iedere organisatie kent wel een commercieel directeur of een manager met een belangrijk rekenmodel in Excel die ontslag heeft genomen of van wie de harddisk is gecrasht. Daarnaast geven decentrale gegevens zelden de meest recente informatie weer en worden ze vaak gekleurd door eigen interpretatie. Documentatie ontbreekt, zodat de lezer eerst het nodige uitzoekwerk moet doen als deze de rapportage niet zelf heeft gemaakt.
• Verkeerd gebruik: data exporteren.
In sommige gevallen ontkomt u er niet aan om een export te maken uit een systeem en het is een betere manier dan data handmatig in te voeren. Exporteren levert de juiste data, maar het gaat om een momentopname. Een tweede nadeel kan zijn dat de “dump” te groot is. Excel heeft dan niet voldoende rijen om de data te kunnen bevatten.
De meest ideale manier is om Excel op een realtime manier aan te sluiten op de benodigde data en de gebruiker over de volledige functionaliteit van Excel te laten beschikken.
Excel Heaven
De gegevens in ERP-systemen liggen opgeslagen in relationele tabellen. Veel tabellen, tot vele honderden. U kunt als gebruiker onder de motorkap duiken en beslissen uit welke tabellen welke velden uitgelezen moeten worden. Dit is een complex en arbeidsintensief werk. Om met Wim Sonneveld te spreken: “Dat doe je verkeerd! Dat moet je een ander laten doen!”
De specialist die data uit een administratie haalt, doet dit meestal met behulp van SQL en het resultaat is een OLAP-kubus. OLAP betekent Online Analytical Processing. Een OLAP-kubus is te beschouwen als een halffabricaat. Het belangrijkste doel van OLAP is het eenvoudiger toegankelijk maken van informatie. Deze informatie dient relevant te zijn voor het nemen van beslissingen en moet daarom op het juiste moment en voor de juiste gebruiker beschikbaar zijn. OLAP-toepassingen worden voornamelijk door verkoop-, financiële- en marketingafdelingen gebruikt. Dit geeft aan waar OLAP-toepassingen vooral geschikt voor zijn: het analyseren van verkoopgegevens en bedrijfsresultaten per klantengroep, product, regio, enz.
Het gebrek aan ruimte in een Excelsheet kan worden ondervangen door gebruik te maken van draaitabellen. Een draaitabel kan een OLAP-kubus benaderen en maakt een zogenaamd snapshot in het cachegeheugen van de draaitabel. Op die manier kunnen in Excel 2007 per te gebruiken veld 1.048.576 unieke items of waarden worden opgeslagen. In Excel 2007 (en in 2010) kunt u 2 Gigabyte geheugen adresseren. Als u de 64-bitsversie van Excel gebruikt neemt dit geheugen toe tot 8 Terabyte.
De ruimtebeperking in Excel is nu opgeheven. Honderden miljoenen regels met data kunnen worden weergegeven in Excel.
Het maken en samenstellen van een draaitabel kan iedereen leren. De techniek is niet heel complex. De uitgebreide functionaliteit is wel iets om stil bij te staan. Deze knappe gereedschapskist heeft zoveel mogelijkheden om gegevens te filteren, te sorteren, te groeperen, te calculeren en te presenteren dat het belangrijk is te weten wat u wilt.
• Wat is het doel van de rapportage.
• Welke velden wilt u gebruiken.
• Waar zet u deze velden neer en wat is de consequentie.
• Wat voor mogelijkheden kunt u benutten.
Na het correct inrichten van een draaitabel komen regelmatig fouten in de administratie aan het licht. Zo kunt u een draaitabel ook gebruiken om fouten en onvolkomenheden in uw data op te sporen.
Excel Controller
Excel Controller is een Excel Invoegtoepassing of Add-In. Via het menu definieert de gebruiker met welke administratie of administraties wordt gewerkt. Vanaf dat moment kunt u realtime overzichten maken uit uw administratie.
• Uw data blijft dus centraal en up to date.
• U hebt alle vrijheid om eigen draaitabellen en draaigrafieken te maken.
• U bepaalt hoe uw rapportages worden weergegeven.
• Drill down en drill through door simpel te dubbelklikken in uw draaitabel.
• Detailniveau eventueel zichtbaar tot op de gescand factuur.
• Mogelijkheid om meerdere administraties te combineren en te consolideren
• Administraties uit meerdere merken financiële software te combineren.
Ik heb in de afgelopen 20 jaar veel bedrijven bezocht voor trainings- en consultancywerkzaamheden.
Mijn advies is:
• Gebruik software die uw bedrijfsgegevens goed kan beheren.
• Laat uw personeel trainingen volgen voor optimaal gebruik van producten als Excel en Excel Controller. Opleiden is niet het maken van kosten, maar het doen van een investering die zich dubbel en dwars terugbetaalt.
• Beheer uw data centraal en maak decentraal en realtime gebruik van de juiste analysetools, zoals Excel Controller.
John van der Tuijn.
